Business Process Improvement Pengelolaan Dokumen Elektronik Debitur pada Bank Swasta (Studi Kasus Sub Unit Vault Management Bank X)

Abstrak

Vault Management merupakan salah satu dari sub unit Network Operations di Bank Swasta X yang memiliki fungsi utama yaitu memastikan semua dokumen milik debitur atau nasabah yang tersimpan pada sub unit tersebut dalam keadaan lengkap, rapi dan mudah dalam melakukan pencarian kembali apabila diperlukan. Selain menyimpan fisik dokumen, sub unit Vault Management juga melakukan digitalisasi atau proses pemindaian pada setiap dokumen yang diterima. Kewajiban Digitalisasi dokumen ini telah diatur di dalam kebijakan tata kelola dokumen Bank Swasta X. Dalam melakukan pemindaian dokumen, khususnya pada saat pengkodean jenis dokumen dan pendistribusian dokumen elektronik hasil pemindaian dokumen dari sub unit Vault Management ke satuan kerja yang membutuhkan dirasakan oleh beberapa pihak yang berkepentingan terlalu banyak membuang waktu dan tenaga sehingga membuat proses yang tidak efektif, adaptif, efisien dan staf yang kurang produktif. Pendistribusian dokumen elektronik hasil pemindaian dokumen dilakukan secara manual melalui media email dengan waktu pengerjaan 1 hari kerja dari email permohonan lengkap dan dikerjakan oleh 2 orang staf secara bergantian. Penelitian ini membahas penggunaan metodologi MIPI (Model-Based and Integrated Process Improvement) di dalam melakukan Business Process Improvement (BPI) pada sub unit Vault Management – Bank Swasta X untuk menangani beberapa ketidakefisienan. Kelebihan metodologi MIPI dibandingkan metodologi BPI lainnya adalah mudah dalam pengimplementasian serta mengintegrasikan perbaikan proses dengan berbagai teknik pemodelan di dalam penerapannya. Penelitian ini menghasilkan sebuah usulan otomasi BPI dengan menggunakan metodologi MIPI yang diharapkan dapat menjadi salah satu solusi terbaik dalam menyelesaikan ketidakefisienan yang terjadi pada sub unit Vault Management Bank Swasta X khususnya dalam pengkodean jenis dokumen dan pendistribusian dokumen elektronik hasil pemindaian dokumen ke pihak yang membutuhkan.